- Procédure
Missions CNRS
- Demande
d'ordre de mission CNRS
- Demande
de renseignements OVP CNRS
- Fiche
de renseignements Missions UMR 5015 CNRS
- Demande
d'avance sur mission CNRS
- Attestation
d'assurance CNRS
-
Procédure
Missions Invités Etrangers CNRS
- Etat de
frais CNRS
- Commander un billet d'avion
- Pour modifier ou annuler un billet
- Pendant la mission
- Au retour de mission
- Utilisation du véhicule personnel
- Utilisation du véhicule administratif
L’agent envoyé en mission doit être muni, au préalable, d’un ordre de mission (OM) signé par Bruno ANDRAL.
Cet OM présente un double intérêt :
- sur le plan administratif et juridique, il garantit l’agent au regard de la législation sur les accidents du travail
- sur le plan financier, il permet de réserver les crédits nécessaires pour le remboursement à l’agent des frais exposés, sous réserve des pièces justificatives nécessaires
Pour toute mission et paiement des titres de transport, la règle est de commande les billets par bon de commande.
L’ISC travaille avec l’agence de voyage OVP Selectour située à Grandclément
Tél. : 04 72 12 06 96
Fax : 04 72 36 02 01
Mais il vous est
possible dans certains cas de payer
vous-même les billets de transport. Par exemple si vous trouvez
un vol moins
cher sur internet. Mais dans ce cas-là vous ne serez
remboursé qu’à votre
retour de mission, au vu de la facture et des originaux des billets de
transport.
1.
POUR COMMANDER UN TITRE
DE TRANSPORT :
1. Remplir la demande de voyage OVP
2. Remplir la demande d'Ordre de Mission
3. Déposer les
deux formulaires dans la corbeille (située
dans l’armoire « Administration- Communication »)
pour établissement de
l’Ordre de Mission et du bon de commande.
Je faxe ces derniers documents à OVP. OVP livre les billets de train puis je les dépose dans vos casiers.
Attention : Pensez à bien vérifier ces billets : dates, horaires, nom, réduction éventuelle ....
1. Remplir la demande de renseignements et l’envoyer à OVP
soit par
courriel à l’adresse suivante : villeurbannest@ovp.fr,
soit par fax au 04 72 36 02 01
2. OVP vous envoie soit par courriel soit par fax une ou plusieurs
propositions
d’itinéraires (horaires + prix ).
Si l’itinéraire ne vous convient pas, alors contactez OVP par téléphone au 04 72 12 06 96.
Si l’itinéraire vous convient, alors vous y indiquez : « Bon pour accord », vous le signez puis vous passez au 3.
3. Déposer l’itinéraire + la demande d'Ordre de Mission +
la demande de voyage
dans la corbeille (située dans l’armoire
« Administration-
Communication ») pour établissement de l’Ordre de
Mission et du bon de
commande.
Je faxe ces derniers documents à OVP qui vous envoie les billets électroniques par courriel. Merci de me rediriger alors ce courriel pour que je puisse payer la facture.
Attention : Pensez à bien vérifier ces billets : dates, horaires, nom, réduction éventuelle ....
2. POUR MODIFIER OU
ANNULER UN BILLET
: IMPERATIVEMENT avant la date de départ
2.1 BILLET
NON EMIS : téléphoner
à OVP pour effectuer le changement de réservation
2.2 BILLET
EMIS :
a. Effectuer nouvelle réservation : cf "1. Pour commander un
titre de
transport"
b. Donner le billet qui ne sera pas utilisé à Sylvie pour
effectuer la demande
d'avoir auprès d’ OVP
Vous devez avoir sur vous :
- l’ordre de mission signé par Bruno Andral (Je dépose la copie dans votre casier)
- pour les missions à l’étranger : la carte d’assurance CNRS « Assistance-rapatriement »
4.1 Remplir le formulaire « Etat de frais ».
Attention : remplissez bien cet état de frais car il conditionne le montant qui vous sera remboursé. Il est très simple à remplir, il suffit de le lire correctement car y est expliqué.
4.2 Déposer cet état de frais + tous les justificatifs dans la corbeille (située dans l’armoire « Administration- Communication »), pour remboursement.
Aucun dossier ne pourra être mis au paiement s’il n’est pas complet ou mal complété.
5.
UTILISATION DU VEHICULE PERSONNEL
Pour être autorisé à utiliser son véhicule personnel pour les besoins du service, l’agent doit avoir souscrit un contrat d’assurance garantissant, de manière illimitée, non seulement sa responsabilité personnelle, mais également la responsabilité de l’état, y compris le cas où celle-ci est engagée vis-à-vis des personnes transportées ; la police d’assurance doit, en outre, comprendre l’assurance contentieuse (à noter que la GMF et la MAIF répondent à ces conditions).
A défaut, l’agent doit décharger le CNRS de toute responsabilité en cas d’accident (formulaire « Attestation d’assurance »).
5.1 Remplir la demande d’ordre de mission + le formulaire « Attestation d’assurance »
5.2 Déposer ces documents ainsi que l’ensemble des documents demandés sur la demande d’ordre de mission
6.
UTILISATION DU VEHICULE ADMINISTRATIF
Seul le personnel titulaire ou contractuel du CNRS peut utiliser le véhicule de service selon les conditions indiquées ci-dessous.
6.1 Le réserver auprès de Edwige Halm : bureau 114 - n° de poste 1219 (un carnet est prévu à cet effet)
6.2 Pour toute utilisation du véhicule hors de Bron, il faut un ordre de mission pour le conducteur et chaque passager. De ce fait, il faut remplir la demande d’ordre de mission puis la déposer dans la corbeille.
6.3 Les clefs du véhicule sont à retirer auprès de Edwige le jour de la mission, voire la veille selon le cas.
NB : pour les
véhicules administratifs les contraventions
sont envoyées directement à la Délégation
Régionale qui demande au laboratoire
le nom de l'agent qui conduisait le véhicule pour lui adresser
le retrait de
points du permis de conduire et le montant de l'amende à payer.
Vous pouvez consulter les rubriques suivantes :
- Remboursement en espèces, sur le site de la
DR - CNRS
- Restaurant
et plateaux-repas
Un invité étranger est toute personne n’ayant aucun lien avec le CNRS, et résidant à l’étranger, que le laboratoire invite pour une période inférieure à deux mois.
Le remboursement des frais de séjour et de transport est effectué comme suit :
- pour les séjours inférieurs à 30 jours, soit par virement sur le compte bancaire de l’intéressé, soit en espèces, à condition que les services financiers de la Délégation aient été prévenus au minimum 3 semaines avant l’arrivée du chercheur
- Indemnité de repas : 22,87 €
Indemnité de nuit : 63,42 € (nuitée + taxe de séjour + petit-déjeuner)
Remboursement par virement sur le compte bancaire de
l’agent
1. Remplir le formulaire « Fiche de renseignements » + la demande d’ordre de mission
Préciser : remboursement sur le compte bancaire de l’agent
2. Déposer ces documents dans la corbeille « Administration » au moins 2 jours avant la date de mission
3. Remplir l’état de frais et le faire signer par l’invité étranger.
Bien indiquer à
cette personne
les documents qu’elle devra obligatoirement nous
retourner afin
d’être remboursé (original facture d’hôtel,
originaux billets de train ou
boarding pass, facture des frais de transport …).
4. Attendre d’avoir tous les justificatifs puis déposer le dossier complet dans la corbeille « Administration »
Attention : bien vérifier que le dossier comprend les coordonnées bancaires complètes de l’invité étranger.
Remboursement en espèces, sur le site de
la DR - CNRS
1. Remplir le formulaire « Fiche de renseignements » + la demande d’ordre de mission
Préciser le remboursement en espèces + la date et l’heure à laquelle vous irez à la DR – CNRS avec l’invité étranger afin qu’il soit remboursé en espèces (je communiquerai cette information à la DR afin qu’ils s’organisent).
Afin de saisir la
mission,
j’ai obligatoirement besoin de connaître les montants exacts
à
rembourser à l’agent.
Frais de transport : l’invité étranger doit prendre ses billets de transport et vous indiquer le prix qu’il a payé. Vous devez également prévoir s’il prendra le bus ou la navette …, et m’indiquer le montant à engager.
Frais d’hôtel : vous devez réserver la chambre d’hôtel et m’indiquer le prix (nuitée + taxe de séjour + petit-déjeuner) total pour la durée du séjour
Frais de repas : vous devez m’indiquer combien de repas lui seront remboursés, et combien ne lui seront pas remboursés (car plateaux-repas, restaurant ou invitation à déjeuner à la maison.2. Déposer ces documents et informations dans la corbeille « Administration » au moins 4 semaines avant la date de mission.
3. Lors de la visite de l’invité étranger :
- Le jour et à l’heure précédemment indiqués, vous amenez l’invité étranger à la DR du CNRS (2, avenue Albert Einstein à Villeurbanne). Ce dernier doit être en possession de son passeport + originaux des billets de transport afin d’être remboursé en espèces des frais de sa mission à Lyon.
-
Remplir l’état de
frais et le faire
signer par l’invité étranger.
Bien indiquer à cette personne les documents qu’il devra obligatoirement nous retourner (original facture d’hôtel, originaux billets de train ou boarding pass, facture des frais de transport …).
4. Attendre d’avoir tous les justificatifs puis déposer le dossier complet dans la corbeille « Administration »
Il est possible de commander des plateaux-repas ou d’inviter le visiteur au restaurant.
Vérifier que le restaurant où vous souhaitez aller accepte les bons de commande.
Remplir les formulaires « Demande d’achat » + « frais de réception ».
Déposer ces formulaires dans la corbeille
« Administration » 3 semaines au moins
avant la date de
mission.
Voici quelques restaurants qui acceptent les bons de commande :
- Les Muses de l’Opéra tél. : 04 72 00 45 58
- Le Bistrot de Lyon tél. : 04.78.38.47.47
- Boname de Bruno tél. : 04.78.30.83.93
Si vous souhaitez aller dans un restaurant qui accepte les bons de commande mais qui n’est pas créé dans la base de gestion du CNRS, j’ai alors besoin, pour le créer, des informations suivantes : Raison sociale, adresse, n° SIRET, RIB, n° de téléphone et n° de fax.
Remplir les formulaires « Demande d’achat » + « frais de réception ».
Déposer ces formulaires dans la corbeille
« Administration » 3 semaines au moins
avant la date de
mission.
Nous avons l’habitude de travailler avec le fournisseur Arlequin – Au Palais Gourmand qui a un très bon rapport qualité, service / prix. Tél. : 04.72.25.44.71 Une plaquette est laissée à votre disposition dans l’armoire « Administration ».
Mais vous pouvez commander chez un autre fournisseur. Dans ce cas-là, vous devez lui demander s’il accepte les bons de commande et lui demandé les renseignements suivants pour création dans la base de gestion du CNRS : Raison sociale, adresse, n° SIRET, RIB, n° de téléphone et n° de fax.
UCBL
8,
avenue Rockefeller
69
373 Lyon cedex 08
Documents à télécharger :
Traitement des factures et missions UCBL1.
Avant le départ
en mission :
→ Frais
de transport avancés par
l’agent :
Remplir le cadre
« Mission » du formulaire
Ordre de mission puis le déposer dans la corbeille
→ Frais
de transport payés par
l’agence de voyage
L’agence de voyage de l’UCBL est Selectour
Bleu
Voyages
Coordonnées de Selectour Bleu
Voyages :
213 rue de Gerland – Jardins d’Entreprises
BAT B2
69 344 Lyon cedex 07
Tél. : 04 72 76 67 05
Fax : 04 72 76 75 51
♦ Faire la réservation
auprès de Selectour Bleu
Voyages
Téléphoner à Selectour
Bleu Voyages au moins 5 jours
ouvrés avant le départ. Leur donner le nom de l’agent +
destination + horaires
… Ils font une réservation.
Attention :
-
bien leur demander le n° de dossier et le tarif
-
il ne s’agit que d’une réservation,
l’agence ne peut
pas encore émettre les titres de transport.
♦ Remplir la pré-commande interne
Remplir le formulaire de pré-commande
interne en
indiquant bien toutes les informations concernant la mission + n°
de dossier +
tarif + adresse de l’ISC pour la livraison (afin d’éviter une
livraison sur le
site de Rockefeller).
♦ Remplir le cadre
« mission » de la
demande d’ordre de mission
♦ Déposer dans la corbeille
« Administration » la pré-commande interne
+ l’Ordre de mission.
Je
saisirai alors le bon de commande relatif aux titres de transport. Il
faudra
encore le faire signer en interne, et le faire valider par l’UCBL avant
de
recevoir les billets.
2. Au retour de
mission :
♦
Finir de remplir le formulaire d’Ordre de mission : cadre
« Etat de
frais » et le signer en bas à droite
♦
Joindre tous les justificatifs nécessaires au remboursement de
la mission
(originaux des titres de transport, original facture d’hôtel,
ticket de bus ou
de métro, une attestation de non-paiement si l’agent n’est pas
CNRS …)
♦
Déposer l’ensemble de ces documents dans la corbeille
« Administration »
Voir les n° des
membres de l'ISC 
Fax
:04 37 91 12 10 
Mél
: web@isc.cnrs.fr